A emissão da Nota Fiscal eletrônica (NFe) é realidade nas empresas brasileiras, independente do tamanho. Entretanto, nem todo mundo entende o que é o arquivo XML gerado na emissão do documento fiscal e qual a importância de guardá-lo pelo tempo determinado na legislação.

Para manter uma gestão eficiente do seu negócio – e a sua empresa longe dos problemas gerados pela não conformidade com as leis -, é essencial conhecer os mecanismos da emissão e da obrigatoriedade de arquivamento das Notas Fiscais. Neste artigo, você entenderá tudo sobre esse tema.


O que é XML da Nota Fiscal?

O arquivo XML (do inglês eXtensible Markup Language) é uma linguagem de demarcação preparada para o uso tanto no ambiente online da internet quanto no arquivamento em dispositivos eletrônicos desconectados (offline).

O arquivo é gerado durante a emissão da NFe e serve para registrar os detalhes da transação realizada. O arquivo XML é a própria NFe, que registra informações como:

  • Dados da NFe: valor total, número, modelo, série e datas de emissão;
  • Dados do emitente e do destinatário;
  • Dados dos produtos ou serviços;
  • Dados do ICMS;

A NFe, como sabemos, cumpre o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço e permite ao Fisco verificar os detalhes sobre as transações realizadas pelos contribuintes. O formato XML da NFe é armazenado eletronicamente e sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital.


Por quanto tempo guardar o arquivo XML das Notas Fiscais

A legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização.

Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O arquivo também deve ser guardado pelo destinatário contribuinte do ICMS.

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.


O que diz o CONFAZ sobre a guarda dos arquivos XML da NFe

O CONFAZ através da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, determina:

O emitente deverá manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.


Como uma solução de consulta e guarda de documentos fiscais pode ajudar

Para consultar um arquivo XML é necessário utilizar softwares específicos, sendo um deles disponibilizado pela própria Secretaria da Fazenda. Para isso, é preciso digitar a chave de acesso da NFe, composta por 44 dígitos e inserir o certificado digital para, então, baixar xmls um a um.

Já se você usar uma ferramenta como o F10, é possível consultar e fazer o download das NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras, sem a necessidade da chaves de acesso.

O F10 faz isso por meio do CNPJ e do certificado digital da empresa, garantindo, assim, que todos os documentos fiscais emitidos contra um determinado CNPJ sejam consultados e fiquem armazenados na nuvem

O sistema evita que as notas ocupem muito espaço. Imagine guardar todas as notas em papel em arquivos na empresa ou no escritório da contabilidade?

Um sistema automatizado de gestão das Notas Fiscais e arquivamento do XML é fundamental se sua empresa pretende economizar tempo, otimizar a gestão das notas e até mesmo extrair informações dos arquivos armazenados que sejam úteis para o planejamento estratégico e tomada de decisão.

Com o F10, os profissionais responsáveis pela área fiscal e contábil, podem exercer outras funções que sejam úteis para a saúde financeira da empresa, como realizar análises de custos, por exemplo.

Perder tempo correndo atrás de notas fiscais emitidas contra o CNPJ, representa resultados positivos que refletem em todas as áreas da empresa.

E quando você está de acordo com a lei e armazena os documentos fiscais da empresa de forma correta e pelo tempo determinado, deixa de ter muitos problemas. Essa é a equação ideal.